Intégrer un débutant dans un groupe d’experts

Intégrer un débutant dans un groupe d’experts

Integrer un debutant dans un groupe d'experts
Crédit : Carbon Tippy Toes
/ CC BY via flickr

Comment intégrer un débutant dans un groupe d’experts ? C’est loin d’être évident, l’expert n’est pas nécessairement enclin à partager ses connaissances, il peut être aveuglé par sa zone de confort et ne pas considérer un novice d’égal à égal.

L’intervention d’un leader est indispensable pour réussir cette mission délicate, voyez en cela un challenge qui développera vos compétences managériales et votre leadership

Je souhaite aborder ici, l’état d’esprit utile à la réussite de cette intégration.

 

Intégration des premiers jours

Les premiers jours se doivent d’être bienveillants, prenez du temps pour que l’intégration soit le plus agréable possible pour le nouvel arrivant. Vous devez vous assurer que son installation se déroule bien, l’inviter à prendre des notes et surtout, vérifier la bonne compréhension de ce que vous lui aurez présenté.

Inutile d’apporter beaucoup d’informations les premiers jours, la plus grande partie sera oubliée. Considérez que tout ce qui vous paraît évident ne l’est pas pour lui, et de plus il est probable que votre nouvelle recrue acquiesce à toutes vos questions même si elle ne les a pas vraiment comprises.

N’hésitez pas à vous répéter pendant quelques jours, en ajoutant progressivement des éléments nouveaux.

L’objectif est double, montrer à votre nouveau collaborateur qu’il peut avoir confiance en vous (et en vos méthodes), et vous permettre de jauger rapidement la question d’avoir fait un bon ou un mauvais choix.

 

Niveau de départ

Quel que soit le poste et en particulier pour un poste technique, commencez dès la première semaine à évaluer plus précisément le niveau de votre nouveau collaborateur.

Votre rôle de manager bienveillant est de vous assurer d’avoir fait un bon choix, pour votre entreprise bien sûr, mais également pour les autres collaborateurs.

Ils attendent que vous preniez des décisions pertinentes, entre autres en sélectionnant de nouveaux collaborateurs efficaces, en adéquation avec les valeurs communes.

Cela ne veut pas dire que vos collaborateurs en place n’ont aucun rôle à jouer, bien au contraire, les impliquer dans la formation des nouveaux arrivants est essentiel voire même indispensable. En effet, techniquement parlant, vos collaborateurs experts sont certainement meilleurs que vous.

Évaluez le niveau de départ rapidement et établissez un plan de démarrage personnalisé. Pour les postes les moins techniques, un plan générique peut être suffisant.

Pour ce faire, donnez-vous 3 à 4 jours maximum. Vous devriez avoir une idée approximative du niveau réel de ce nouveau collaborateur au bout du 4ème jour. Notez que cela demande du temps et de l’organisation, on ne peut pas improviser l’arrivée et l’intégration d’un nouveau membre.

 

La capacité clé du débutant : apprendre

C’est loin d’être garanti, on peut tomber facilement dans ce piège. Notre réflexe premier sera de penser qu’un débutant va savoir apprendre car il a tout à apprendre, il a un diplôme et il vous a fait bonne impression lors des entretiens d’embauches…

Aucune de ces raisons n’est réellement valable…

Pourquoi partir de zéro devrait signifier qu’un novice aura des facilités pour apprendre ? Les notions de bases seront-elles plus faciles à assimiler ? Oui très certainement, et après ?

Pourquoi avoir un diplôme serait-il garant de la capacité d’acquisition des connaissances d’une personne ? Peut-être n’apporte-t-il qu’un niveau de départ, et que la plupart des obtentions de diplômes ne reflètent qu’une simple capacité de bachotage ? Beaucoup ne seront pas en accord avec cette réflexion et je le respecte totalement.

En quoi un bon entretien pourrait-il révéler la qualité d’apprentissage du candidat ?

Vous avez pu estimer les capacités relationnelles, une certaine maîtrise de communication et de préparation …

La capacité d’apprentissage doit et ne peut se vérifier que pendant la période d’essai.

 

Profitez d’un regard neuf, ne le bridez pas !

Ne tombez pas dans le piège du formatage ! Rien de pire que de chercher à cloner vos collaborateurs sur la base d’un prototype, la richesse est dans la diversité des idées, des remarques et des propositions.

Profitez de la richesse du regard neuf de votre nouveau collaborateur, encouragez ses idées et ses initiatives dès le début.

Participer au développement d’une équipe, d’un service et d’une entreprise appartient à chacun de ses membres et cela dès le début. Oubliez le délai imaginaire d’ouverture des droits à la parole, vous savez cette période qui dirait : “Tu pourras proposer des idées au bout de 2 ans”. Qu’attendre d’autre à part frustration et mépris face à de telles pensées rétrogrades ?

Votre qualité d’écoute est indispensable au développement de vos collaborateurs, de vous-même et par corrélation, de l’entreprise.

Ce point est particulièrement important pour distinguer le niveau d’ouverture d’un manager, c’est une qualité primordiale pour la construction d’un groupe, d’une équipe. C’est indéniablement une qualité de leadership.

 

Afficher votre regard bienveillant afin de montrer le bon exemple à vos experts

Les experts peuvent avoir du mal à considérer les profils débutants, leur expertise est un peu comme un masque qui déformerait la réalité… En transformant l’expérience en évidence, la complexité en facilité ou la réflexion en réflexe.

Pour faire simple, les experts peuvent manquer de tolérance dans le processus d’apprentissage et oublier qu’ils sont eux-mêmes passés par ces étapes.

C’est pourquoi il est indispensable en tant que manager ou leader d’être un exemple de bienveillance dans ce processus d’apprentissage. Ne réagissez pas à chaque erreur et n’hésitez surtout pas à manifester votre satisfaction dans le progrès ou la réussite.

Les experts suivent leur leader, montrez l’exemple à suivre.

 

Faites tourner les binômes d’apprentissage

Ne vous contentez pas d’un tutorat unique, votre nouvelle recrue doit s’intégrer à votre équipe et à votre entreprise. Apprendre auprès de plusieurs profils différents n’en sera que plus efficace.

Bien entendu à vous de faire les bons choix, certains collaborateurs seront plus disposés à accepter le tutorat. Choisissez des périodes plus longues pour les experts en demande de partage et plus courte pour ceux qui ne sont pas vraiment dans ce désir de partage.

Débriefer, c’est très important et c’est votre seul moyen de discerner ce qu’il se passe en votre absence. Plus cela sera informel et improvisé plus cela aura de valeur.

 

Rappeler autant de fois que nécessaire, que tout le monde a commencé un jour

Faire un peu d’histoire peut vous aider dans votre démarche bienveillante, rappeler de temps à autres que tout le monde a commencé un jour est une option intéressante. Parlez de votre expérience et demandez à vos experts de faire de même en racontant certaines anecdotes de leurs parcours.

Afficher votre bienveillance dès le début lors des réunions d’équipe est à priori la démarche idéale, car l’ensemble de l’équipe aura reçu le même message.

Afin de compléter votre démarche par de la cohérence fonctionnelle, profitez-en pour annoncer étape par étape, les délais prévus pour l’accès à l’autonomie du nouveau collaborateur.

L’objectif est de construire un environnement favorable à son intégration et à son apprentissage en s’assurant de la bienveillance de l’ensemble du groupe, mais aussi de le responsabiliser en annonçant les objectifs d’autonomie publiquement.

Si vous n’engagez pas cette démarche responsabilisante, il y a un risque pour que le nouveau venu “prenne son temps” et comme vous pouvez l’imaginer, cela deviendrait assez vite un souci au sein de l’équipe.

 

Organiser le travail en conséquence

Dans toute phase de démarrage il faut savoir adapter les missions du débutant, que ce soit en quantité ou en type de missions.

Cela peut paraître d’une grande évidence et pourtant, n’oubliez pas que ce qui semble être une simple formalité pour un expert de votre équipe, peut devenir une montagne pour un débutant.

Préparez vos plans de travail avant vos recrutements avec votre équipe, et faites-les relire par quelqu’un d’extérieur non expert dans votre domaine. Cela vous donnera le recul nécessaire pour avoir une approche cohérente.

Même si vous n’avez pas vous-même l’expertise de votre équipe, vous pouvez vous aligner mentalement à la leur et manquer un peu de distance, c’est pourquoi soumettre votre plan de démarrage à un regard “neutre” peut être une source d’information non négligeable.

 

Intégrer vos experts dans la réflexion de l’organisation afin d’avoir leur validation

Intégrer l’équipe en place dans l’organisation n’est pas seulement envisageable, vous devez le considérer comme une obligation. Vous ne pouvez pas tout voir et tout anticiper seul, la réflexion de l’équipe et en particulier des experts doit toujours être encouragée.

Tout comme n’importe quel collaborateur, il est important que chacun ait sa place dans la vie du groupe, l’expert comme le novice.

A chaque cas son approche organisationnelle :

Dans la création de poste, il y a toujours un risque de déstabilisation.

Ne soyez pas trop fermé dans votre réflexion, l’idée n’est pas de trouver dès le départ la bonne solution, mais de faire des ajustements au fur et à mesure des retours de chacun.

Soyez flexible.

Vos talents de communication seront une ressource très appréciable dans ce processus.

Dans le cas d’un remplacement, il faut écouter les remarques de tout bord. Cela peut être l’occasion d’améliorer des choses afin de mieux s’adapter à la personnalité de votre débutant … Arrêtez de rechercher et de façonner des clones, cela n’est ni rassurant, ni productif et encore moins bienveillant.

 

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