L’email, l’enfant terrible

L’email, l’enfant terrible

L'email, l'enfant terrible
Crédit : Christoph Scholz / CC BY-SA via Visual Hunt

L’email, l’enfant terrible d’Internet c’est comme ça que je le vois. Tout aussi simple d’utilisation qu’il est chronophage, c’est aussi un puissant vecteur de désorganisation. Combien d’entreprises ont une politique de gestion des emails efficace ? Trop peu sans hésitation.

Dans la mesure où l’email fait partie du monde de l’entreprise dans la très grande majorité des cas, il a une influence conséquente sur l’utilisation de votre temps. Apprendre à l’apprivoiser est indispensable pour libérer votre esprit et vous organiser.

Ne sous-estimez pas “ce meilleur ami” de la perte de temps.

Du courrier à l’email : La révolution numérique

L’email est un courrier au format électronique. On pourrait se contenter de cette définition mais ça n’est malheureusement pas aussi simple.

En réalité il est assez déconcertant de constater que son usage est difficile à définir, d’outil d’échange écrit moins formel qu’un courrier pour certains, à outil d’échange de messages humoristiques pour d’autres. Le cadre de son utilisation est très large et souvent sans aucune limite.

Sa simplicité d’utilisation est sa principale qualité tout autant que son principal défaut.

Techniquement il permet d’envoyer un message écrit accompagné éventuellement d’images, de documents, de vidéos ou de pages web, à un ou plusieurs destinataires simultanément.

Les différents types d’emails

Le spam

L’email n’a pas inventé le spam, il existe depuis bien longtemps dans nos boîtes aux lettres. Pensez à tous ces prospectus publicitaires qui la font déborder. La caractéristique principale du spam est d’être un message non sollicité.

La publicité, listes d’informations et email marketing

C’est un peu toute la problématique avec l’email, comment définir la limite entre un spam et un email de publicité. A priori vous avez sollicité plus ou moins directement la réception de ce type d’information. Au moindre doute sur la pertinence de réception de la liste d’informations, désinscrivez-vous. Rien ne vous empêchera de vous réinscrire plus tard.

Le virus/Le malware

L’objectif est de vous nuire. Une seule règle, n’ouvrez jamais un email contenant une pièce jointe si vous avez le moindre doute. De plus, ne faites pas confiance sur la présence d’un quelconque antivirus sur votre poste, ce serait une erreur. Il n’y a aucun garantie qui puisse vous protéger à 100%.

Exemples d’utilisation valable

  • Contacts clients / prospects
  • Contacts partenaires / fournisseurs
  • Notes de services
  • Comptes-rendus de réunions
  • Lettres d’informations
  • Demandes officielles

Maintenant que nous avons vu rapidement l’étendue de ce que représentent les emails, voyons comment nous organiser.

Comment s’organiser

Il est impératif de gérer ses mails afin de pouvoir vous concentrer sur vos missions, comment peut-on imaginer un manager n’ayant pas de temps à consacrer à ses collaborateurs car il est submergé par ses emails ?

Si vous passez plus de 40 minutes par jour à lire vos emails, vous pouvez encore améliorer votre fonctionnement. Moins vous passerez de temps avec votre boîte mail plus vous en passerez avec vos collègues de travail.

Être un manager bienveillant implique de passer le plus de temps possible avec ses collaborateurs.

Le tri

Il y a plusieurs méthodes valables, l’idée générale que je vous propose c’est de séparer l’étape du tri de l’action à mener.

Premièrement déterminez vos catégories de tri, voici les miennes pour exemple :

A LIRE, A FAIRE / A PLANIFIER, A SUIVRE et URGENT.

Ensuite vous pouvez trier vos mails, toute votre boîte de réception doit être triée, ce qui ne rentre dans aucune catégorie va tout simplement à la poubelle. Une fois le tri effectué, il faut traiter tout de suite la boîte URGENT.

Pour le reste :

  • A LIRE correspond à : lire quand j’ai un trou dans mon planning.
  • A FAIRE / A PLANIFIER doit rentrer dans votre liste des choses à effectuer.
  • Enfin, A SUIVRE permet de garder un œil sur une affaire qui ne vous concerne pas directement ou qui est en mode veille (en attente d’activation) : deviendra A FAIRE / A PLANIFIER ou rejoindra la poubelle plus tard.

La Fréquence

La fréquence de lecture est un sujet stratégique. Il faut prendre en compte l’importance de l’email dans votre activité et caler cette fréquence entre 2 et 3 fois par jour grand maximum. Cela peut paraître difficile au départ, mais je vous assure que cette mesure bienveillante vous rendra beaucoup plus efficace et plus disponible pour vos collaborateurs. Le reste du temps, la meilleure chose à faire est de fermer votre logiciel de mails.

Les Filtres

Les filtres ne sont ni plus ni moins qu’un tri automatique pour regrouper des mails dans un dossier, que vous avez défini comme appartenant à une même catégorie. Si vous voulez aller plus loin, être bienveillant avec vous et conserver un maximum d’énergie pour les choses importantes, posez-vous cette question : A quoi sert un filtre si vous ne lisez pas les mails s’y référant ?

N’ayez pas peur de supprimer ce que vous n’avez pas l’intention de lire. Logique ? Le faites-vous vraiment ?

Ne confondez pas un filtre avec une corbeille.

Les tips bienveillants

N’envoyez pas un rapport 2 minutes avant la fin du service de votre destinataire, s’il a la mauvaise habitude de lire ses mails juste avant de partir il risque d’y penser toute la nuit.

Ne lisez pas vos mails en arrivant au bureau et encore moins dès votre réveil ! Conservez votre énergie pour les tâches importantes du jour (votre 1ère heure de travail).

N’ayez pas peur de répondre non à une sollicitation.

Les catégories d’email addict

Ce n’est pas parce que vous aurez enfin su maîtriser votre boîte mail que cela sera le cas de votre entourage.

Le lecteur continu

Oui allo je viens de recevoir l’email que tu viens de m’envoyer

Je l’annonce de suite nous sommes face à une personne qui ne sait absolument pas organiser son travail, il est scotché à ses mails toute la journée. Si cela peut vous amener à vous faire sourire, il est fort probable que ça vous dérange très rapidement. Qui que ce soit (n-x ou n+x), il faut vite recadrer cette personne.

Vous savez si je vous envoie un mail c’est pour que vous puissiez prendre le temps d’y réfléchir, rassurez-vous en cas d’urgence je vous appellerai. Votre numéro est bien le XXX ?

Un exemple de formulation à réserver à son n+x ou à un client.

Le sélectif

Celui qui ne lit jamais ses emails, mais qui est capable d’avoir lu l’email qui l’intéresse plus particulièrement.

Celui qui laisse croire en permanence qu’il n’a pas le temps de lire les emails mais qui est toujours capable d’avoir lu le mail envoyé par erreur par un collègue, le mail parlant de la suppression prochaine de places de parking, et j’en passe.

On est peu nombreux à savoir qu’il ne suffit pas d’envoyer un mail pour être certains qu’il soit prit en compte par le ou les destinataires.

Nous sommes face à une problématique de responsabilisation, un travail doit être mené avec ce type de collaborateur afin de le responsabiliser dans sa mission.

Le TR man

Visiblement sa formation sur les emails s’est arrêtée en cours de route, il sait transférer un email et c’est tout. Quel magnifique outil pour se débarrasser de ce que l’on ne souhaite pas  traiter !

Peut-être que ses missions ne sont ni bien définies ni comprises à la base ?

Le mauvais urgentiste

Mais je t’ai envoyé un mail c’était urgent…

On en est où ? Je t’ai envoyé un mail il y a 30 minutes! …

Rappelez à ce professionnel de la désorganisation que votre téléphone fonctionne et que votre bureau est ouvert en cas d’urgence. Soyez ferme sur ce point.

 

L’email est un outil et les outils ne doivent pas consumer notre temps. C’est à nous d’utiliser les outils au mieux pour économiser du temps.

Ne soyez plus esclave de vos emails, libérez-vous.

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