L’essentiel de votre journée en une heure déterminante

L’essentiel de votre journée en une heure déterminante

L'essentiel de votre journée
Crédit : Giles Colborne / CC BY via flickr

La répartition du temps de travail d’un manager ou d’un cadre est assez difficile à appréhender, très fréquemment interrompu par toutes sortes d’événements, il est primordial de savoir s’organiser.

Sinon vous serez dans l’obligation de pratiquer la fameuse journée de 10 heures voire plus, encore très commune en France. Longue et inefficace journée qui porte des valeurs très discutables pour lesquelles la quantité est la mesure de la qualité, et la médiocrité celle des résultats. Comment peut-on encore penser comme ça aujourd’hui ? Incroyable ?

L’idée n’est pas de tout planifier car il est évident que les fonctions d’un manager ne le permettent pas, vous vous devez de rester accessible et disponible pour les autres. Je le répète car c’est essentiel, vous vous devez de rester accessible et disponible pour les autres.

Oui mais comment arriver à faire tout ce que je dois faire ? Pour commencer regardons de plus près la signification de : “ce que je dois faire”.

La priorisation, l’arme absolue

Je vais faire court, impossible de s’organiser sans prioriser. La première étape est de déterminer ce qui est vraiment important dans l’accomplissement de vos projets et missions stratégiques.

Est-il vraiment essentiel de revoir la présentation de la documentation de votre projet principal alors que celui-ci prend du retard ? Non, attachez-vous ou plutôt forcez-vous à faire le nécessaire pour gérer ce retard. Evident ? Pas si sûr. Je vous propose de lister toutes vos tâches sur quelques jours, puis analysez-les objectivement (au calme, le soir ou le week-end, pour avoir le recul requis pour l’exercice.

Pour définir “ce que je dois faire” il faut commencer par apprendre à différencier ce qui est vraiment important de ce qui ne l’est pas. Pour cela, considérez des indicateurs d’avancement de projet, ou des indicateurs de résultats : quelles sont les tâches qui apportent l’essentiel des résultats ?

Une fois que vous aurez défini les choses prioritaires à effectuer, que faire des autres missions ? Et bien la réponse est assez simple et sans doute déconcertante pour certains :

Nul besoin de les planifier, elles ne seront exécutées que si vous en avez le temps.

Mais nous y reviendrons un peu plus tard.

Attachons-nous à la segmentation de nos tâches prioritaires.

Segmenter vos tâches importantes

Une fois les tâches importantes définies, nous allons les segmenter en sous-tâches directement réalisables comme : organiser une réunion avec le client et le chef de projet concernant le problème avec le fournisseur untel, ou définir les scénarios possibles pour la planification des congés de Noël, ou encore appeler le client Durand à propos de sa réclamation (bien entendu le client Durand est l’un de vos clients les plus importants).

Les sous-tâches doivent être précises, elles ne vont pas nécessairement résoudre le problème instantanément, mais sont les premières étapes à réaliser.

C’est fondamental de commencer par cette étape afin de planifier des tâches concrètes que l’on pourra traiter. Nous n’allons pas tout planifier mais nous limiter à ces seules tâches importantes dans l’objectif d’avancer sur les projets et missions stratégiques responsables de l’essentiel des résultats.

Niveau d’énergie

Nous avons défini les tâches à planifier, où vais-je les insérer dans mon agenda ?

Pour répondre à cette question il est nécessaire de s’intéresser à la notion de niveau d’énergie, vous l’avez sans doute remarqué, votre niveau de forme, de concentration ou de créativité varie tout au long de la journée.

En réalité, les moments ou le niveau d’énergie est au plus haut sont assez peu nombreux et ont tendance à s’atténuer après quelques heures de sollicitations (les questions de vos collaborateurs, les mails, les appels téléphoniques, les demandes de votre direction …). Plus vous aurez apporté de réponses au cours de votre journée et moins vous aurez d’énergie.

Une heure déterminante

Vous me voyez donc venir, il faut planifier ces tâches quand votre énergie est à son meilleur niveau, et avant même qu’elle n’ait été entamée par des évènements extérieurs (questions et problèmes à résoudre, interruptions diverses…)

A quel moment de la journée êtes-vous le plus efficace ? Pour ma part, mon énergie est à son meilleur niveau en tout début de journée.

Cela peut varier d’une personne à une autre, mais de façon générale la 1ère heure de la journée de travail semble être le meilleur moment pour planifier les actions importantes ; oui, une heure suffit dans la majorité des cas.

Cela présente plusieurs avantages, premièrement, commencer par gérer les choses importantes vous donnera du courage pour le reste de la journée, l’impact sur votre psychologie est vraiment très conséquent.

Deuxièmement vous aurez effectué vos tâches importantes avant même d’avoir reçu les requêtes et les urgences du jour. Et au final peu importe les aléas de la journée vous aurez déjà fait avancer les projets essentiels.

Pour finir, vous serez en pleine forme car rien n’aura encore puisé dans votre réserve d’énergie.

Dans certains cas venir une heure avant ses collaborateurs peut être nécessaire mais la plupart du temps un simple cadrage pour expliquer que vous n’êtes pas disponible tous les matins de telle heure à telle heure est suffisant.

Se donner pour objectif : 2 à 3 sujets importants par jour

Vais-je avoir le temps de tout faire en 1 heure ?

A vous d’expérimenter, c’est assez difficile à assimiler sans le tester par soi même. Limitez vos sujets importants à 2 ou 3 par jours, vous pouvez boucler autant de job en 1 heure au calme avec un haut niveau d’énergie, que dans une longue journée de 10 heures, interrompu régulièrement.

Dans vos journées de 8, 10, 12 heures, combien de temps de travail effectif pensez-vous accomplir ? Et dans ce temps de travail effectif réalisé, combien de temps avez-vous consacré aux actions vraiment importantes ? Beaucoup moins que ce que vous imaginez.

Rien ne vous empêche d’en faire plus, du moment que vous avez atteint vos objectifs de la première heure, l’idée est de maîtriser sa journée. Les mauvais jours vous aurez atteint vos objectifs, les bons vous les aurez dépassés. Que demander de plus ?

Le reste, la frustration de ne pas pouvoir tout faire

Maintenant que nous avons traité des choses vraiment importantes, revenons sur les autres tâches. Vais-je pouvoir tout faire ? Peut-être pas et ça n’a aucune importance en réalité.

Vous devez apprendre à limiter votre périmètre d’actions à ce qui est essentiel, au management si vous avez des responsabilités managériales, et aux responsabilités spécifiques que vous ne pouvez pas déléguer, si vous en avez.

Le fait de pouvoir avancer beaucoup plus facilement dans vos objectifs principaux vous donnera de toute façon un autre regard sur ce que vous n’avez pas le temps de faire : déléguez ou abandonnez les tâches qui ne mériteraient même pas d’être considérées.

Les urgences du quotidien

Ne confondez pas l’urgence avec ce qui est essentiel, ce n’est pas la même chose. Vous devez rapidement être capable de déterminer le caractère urgent ou non de ce qui se présente à vous, et de mener immédiatement une première action dans le cas d’une urgence réelle.

Cette action peut être simplement de déléguer la tâche à un collaborateur, de passer un appel ou d’envoyer un mail pour confirmer que vous prenez en compte cette demande urgente.

Comme souvent, ce qui est important dans la gestion de l’urgence c’est une prise en charge rapide.

Pour les cas que l’on estime urgents et importants, je suis partisan de les gérer soi-même, cependant n’en faites pas pour autant une règle, déléguer est aussi un bon moyen de prouver la confiance que vous portez à vos collaborateurs.

Les pièges à éviter

Ne regardez pas vos emails avant d’avoir effectué votre heure déterminante, cela ne peut que vous nuire. Vous devez avoir l’esprit libre et entièrement disponible pour vos tâches importantes.

Si vous êtes confronté régulièrement à des cas d’urgence dès le démarrage de la journée, il faut choisir l’option de commencer 1 heure avant le service.

Ce qu’il faut retenir :

  • L’essentiel des activités (ou tâches) importantes de votre journée de travail peut se concentrer dans une seule heure par jour.
  • Apprendre à prioriser puis segmenter vos tâches est indispensable.
  • Comprendre comment fonctionne votre niveau d’énergie pour planifier au mieux votre heure déterminante.
  • Ne voyez pas trop gros pour laisser de la place aux imprévus et aux urgences.

Articles en liens :

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Autres ressources :

2 réactions au sujet de « L’essentiel de votre journée en une heure déterminante »

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